○日置市文書管理規程

平成17年5月1日

訓令第14号

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 文書の受付及び配布(第5条―第7条)

第3章 文書の起案、回議及び合議(第8条―第20条)

第4章 文書の浄書及び発送(第21条―第24条)

第5章 公文書の整理及び保管(第25条―第29条)

第6章 公文書の保存(第30条―第36条)

第7章 雑則(第37条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、日置市における文書事務について必要な事項を定めるものとする。

(文書等による事務処理の原則)

第2条 意思決定に当たっては、文書等(文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。以下同じ。)を作成して行うこととする。

2 事務及び事業の実績については、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書等を作成することとする。

3 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、処理経過を明らかにし、適正に管理しなければならない。

4 起案文書は、回議及び合議に必要な余裕をおいて起案し、必要な審査及び協議の機会が失われないようにしなければならない。

(課等の長の職務)

第3条 総務課長は、各課等の文書事務を随時調査し、文書事務が適正かつ迅速に処理されるよう指導しなければならない。

2 各課等の長は、常にその課等における文書事務が適正かつ迅速に処理されるよう努めなければならない。

(文書主任)

第4条 各課等に文書主任を置き、各課等の補佐(課長補佐を複数置く課にあっては当該課長が指名する課長補佐)をもってこれに充てる。

2 文書主任は、その課等における次の事務を処理するものとする。

(1) 文書の受付、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(4) 文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。

(5) 情報公開及び個人情報保護に係る総合調整に関すること。

(6) 総合行政ネットワーク文書(総合行政ネットワーク(国及び地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)の電子文書交換システムにより電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下同じ。)が付され、交換される電磁的記録をいう。以下同じ。)の送信及び受信に関すること。

第2章 文書の受付及び配布

(文書の受付及び配布)

第5条 郵便、使送、ファクシミリ、電子メール(コンピュータのネットワークを利用した文書の伝送をいう。以下同じ。)その他の方法により本庁に到達した文書(各課に直接到達した文書を除く。)は、総務課長が受け付けるものとする。ただし、総務課長が受け付けることが適当でないと判断した文書は、転送又は返送しなければならない。

2 総務課長は、受け付けた文書を次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書は、封のまま主務課に配布する。ただし、開封しなければ配布先が判明しない封書は開封し、当該封書の余白に総務課受付日付印(様式第1号)を押して主務課に配布する。

(2) 前項の場合において、書留、配達証明、特別送達、電報、電信為替、配達記録その他秘密文書は、特殊郵便受付簿(様式第2号)により、封のまま各課等文書主任又は職員若しくは名あて人に直接配布する。この場合において、各課等文書主任又は職員若しくは名あて人は、特殊郵便受付簿に押印して当該文書を受領する。

(3) 親展及び個人あての文書は、封筒に受付印を押し、封のまま名あて人に配布する。

(4) 陳情、請願、審査請求書その他権利の得喪及び変更に関する文書は、当該文書の上部余白に受付印を押すとともに、当該文書の封筒を添付して各課等文書主任に配布する。

(5) 2以上の課等に関係のある文書は、その関係の最も深い課等文書主任に配布する。

3 総務課長は、特に重要又は異例と認められる文書については、各課等に配布する前に副市長を経て市長の閲覧に供しなければならない。ただし、市長及び副市長が不在のときは、この限りでない。この場合において、主務課等の長は上司の登庁後直ちにその閲覧に供しなければならない。

4 前3項の規定は、支所における文書の受付及び配布について準用する。この場合において、第1項中「本庁」とあるのは「支所」と、同項から第3項までの規定中「総務課長」とあるのは「地域振興課長」と読み替えるものとする。

(各課等での文書の受付及び配布)

第6条 文書主任は、前条第2項第2号及び第3号の規定による文書並びに日置市事務決裁規程(平成17年日置市訓令第13号。以下「事務決裁規程」という。)第5条に規定する各課等の長の専決事項に係る文書を受け付けたときは、当該文書の上部余白に各課等受付印(様式第3号)を押して、課等の長に回覧した後、当該文書を主務係長に配布する。

2 主務係長は、受領した文書を、処理期限を明示して担当者に配布しなければならない。

3 文書主任は、総務課長から受領した文書がその課等に属していないとき又は所定の手続を経ていないときは、当該文書を直ちに総務課長に返戻しなければならない。

4 文書主任が受領した文書のうち、人事給与又は財政に関係するものについては、人事給与関係については人事給与係長を経て総務課長に、財政関係については財政1係長及び財政2係長を経て財政管財課長にすべて回覧しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の受信及び処理)

第7条 総合行政ネットワーク文書の受信は、総務課長が受信し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を、速やかに紙に出力する。

2 文書主任は、原則として定時に総合行政ネットワーク文書の着信の状況を確認しなければならない。

3 総務課長は、第1項第3号の規定により出力を行った当該文書の余白に総務課受付日付印及び電子署名付文書印(様式第4号)を押し、主務課に配布しなければならない。

4 文書主任は、前項の規定により配布を受けた文書を主務課に配布しなければならない。

5 主務係長は、受領した文書を、処理期限を明示して担当者に配布しなければならない。

第3章 文書の起案、回議及び合議

(文書の規格等)

第8条 文書に用いる用紙は、原則として日本産業規格A列4番のものを縦長にして用いる。

2 文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。

(1) 法令の規定により書式が定められているもの

(2) 他の官公署が書式を定めたもの

(3) 祝辞、賞状、感謝状その他これらに類するもの

3 文書は、原則として左側をとじる。

(起案用紙等)

第9条 文書を起案するときは、原則として起案用紙(様式第5号)を用いなければならない。

2 軽易な事案及び定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず、文書の余白を利用し、又は簡易な帳票を用いて行うことができる。この場合において、起案年月日、起案者、決裁年月日等を記載しなければならない。

(起案の要領)

第10条 文書の起案は、次の要領により行う。

(1) 内容のよく分かる題名を付ける。

(2) 文章は、分かりやすく、簡潔にする。

(3) 必要により起案理由、関係法令若しくは参考資料を付記し、又は添付する。

(4) 用字用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)による。

(公文の種類及び例)

第11条 公文の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政行為又は行政行為の効果若しくは事実を公示するもの

 公告 一定の事実を公示するもの

(3) 令達文

 訓令 所管の行政機関又はその職員に対する一般的命令

 指令 住民に対して発する下命、禁止、許可、認可、免除等

(4) その他公文

通達、通知、照会、回答等

2 公文例は、別表第1のとおりとする。

(起案者の記名押印)

第12条 起案者は、起案年月日を記入した上、所定の欄に署名し、認印を押さなければならない。

(決裁者等の記入)

第13条 起案用紙の決裁区分欄には、事務決裁規程の定めるところにより、決裁者又は専決者を記入しなければならない。

2 前項において、専決者以外の上司の決裁欄の明示があるときは、当該欄を斜線で抹消しなければならない。

3 起案用紙の分類記号及び保存期間欄には、第26条に定める文書分類表による文書の分類に従い、分類記号及び保存期間を記入する。

(担当者等の表示)

第14条 発送する文書(以下「発送文書」という。)のうち相手方からの照会等が予想される文書には、文書の末尾に事務担当者の所属、氏名、電話番号及び内線番号を記載するように努めなければならない。

(回議)

第15条 起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁者に回議しなければならない。

2 秘密の取扱いを要する文書及び重要又は異例の文書は、起案者又は上司が自ら持ち回って回議しなければならない。

(合議)

第16条 起案文書の内容が他の課等又は他の部が所管する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係の課等の長又は部長に合議しなければならない。この場合において、同一部内の他の課に関係のあるものにあっては主務課長を、他の部に関係のあるものにあっては主務部長(決裁者が課長であるものにあっては主務課長)を経て行うものとする。

2 起案文書のうち、人事給与又は財政に関係するものについては、人事給与関係については人事給与係長を経て総務課長に、財政関係については財政1係長及び財政2係長を経て財政管財課長にすべて合議しなければならない。

3 前条第2項の規定は、合議について準用する。

4 起案文書の合議を受けた者は、起案文書の内容に異議があるときは主務課等の長又は主務部長と協議して調整するものとし、協議が調わないときは意見を付しておかなければならない。

(代決、後閲、廃案等の場合の処理)

第17条 起案文書の代決及び後閲の取扱いについては事務決裁規程の定めるところにより処理しなければならない。

2 回議又は合議の過程で起案文書の内容に重大な修正が加えられたとき又は起案が廃案になったときは、主務課長は、そのときまでに合議を終わった関係の課等の長及び部長にその旨を通知しなければならない。

(法制上の審査)

第18条 条例、規則、訓令、告示及び公告の制定並びにその改廃又は法令の解釈及び適用に関する重要な起案文書は、関係の課等の長又は部長に合議した後、総務課長に合議し、法制上の審査を受けなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により起案文書の合議を受けたときは、必要に応じ、法制審議委員会に付議するものとする。

(文書の審査及び決裁日付印)

第19条 決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)は、各課等において文書主任の審査を受けた後、決裁日付印(様式第6号)の押印を受けなければならない。

2 前項の審査は、第10条に規定する事項その他必要な事項について行うものとする。

(文書の日付、記号及び番号)

第20条 文書には、次の各号により日付、記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付すことが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(1) 文書の日付は、特に指定されたもののほか、決裁の日によらなければならない。

(2) 条例、規則、告示、公告、訓令及び指令には、市名を冠し総務課に備付けの令達簿(様式第7号)により、その種類ごとに番号を付ける。

(3) 前号の文書以外の文書には、別表第2に定める各課の記号を付け、各課備付けの文書番号簿(様式第8号)により番号を付ける。

2 前項の番号は、同項第2号の文書については暦年、同項第3号の文書については、会計年度による一連番号とする。

3 同一事件に属する往復文書は、特に文書主任が必要と認めたものを除き完結するまで同一番号を用い、各文書は、「の2」、「の3」等の枝番号により区別する。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書及び校合)

第21条 原則として、決裁文書の浄書は起案者が行い、浄書した文書の校合は2以上の職員が行うものとする。

2 浄書及び校合を行った場合は、起案用紙の浄書及び校合欄に浄書を行った者及び校合を行った者がそれぞれ押印するものとする。

(公印の押印及び電子署名)

第22条 発送文書には、日置市公印規則(平成17年日置市規則第13号)に定める公印を押さなければならない。ただし、本庁支所内の往復文書又は権利の得喪若しくは変更に関係のない文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において、文書主任は、起案用紙の公印欄に「公印省略」と朱書し、認印を押さなければならない。

2 前項に規定するほか、公印の押印等に関し必要な事項は、日置市公印規則の定めるところによる。

3 総合行政ネットワーク文書を送信するときは、電子署名を行うものとする。

4 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

(文書の発送)

第23条 文書の発送は、総務課長が行う。

2 郵送する文書については、郵便規則(昭和22年逓信省令第34号)に定める後納郵便物差出票に記入の上投函する。

3 県への文書の発送は、原則として使送により行うものとする。

4 市内各自治会長宛ての文書は、毎月第2金曜日及び第4金曜日に発送する。ただし、これらの日が日置市の休日を定める条例(平成17年日置市条例第2号)に定める休日に当たるときはその日後においてその日に最も近い休日でない日に、又は市長が特に必要と認めるときは別に指定する日に発送の日を変更できるものとする。

5 発送を要する文書は、各課等文書主任を通じ、決裁文書及び発送文書(自治会長等文書においては、各自治会ごとに区分を行ったもの)とともに総務課長に送付しなければならない。ただし、起案用紙を用いずに作成する文書のうち、簡易な資料又は書籍等の発送はこの限りでない。

6 総務課長は、文書の発送の依頼を受けたときは、決裁文書に発送受付印(様式第9号)を押して主務課室に返付するものとする。

7 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書については、ファクシミリ又は電子メールにより、主務課等の文書主任が発送することができる。

8 主務課等において文書を発送したときは、文書主任は、当該決裁文書に発送の日付及び方法を記入しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の浄書、校合及び発送)

第24条 総合行政ネットワーク文書の浄書及び校合については、第21条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの端末機(以下「端末機」という。)への入力をもって浄書とみなし、端末機に入力した内容と決裁原議との確認をもって校合とみなす。

2 総合行政ネットワーク文書の発送は、総務課長又は文書主任が行うものとし、端末機により送信されたときに発送されたものとみなす。

第5章 公文書の整理及び保管

(公文書の整理)

第25条 公文書(日置市情報公開条例(平成17年日置市条例第15号)第2条第2項に規定する公文書をいう。以下同じ。)は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管しておかなければならない。

(文書分類表)

第26条 公文書は、公文書分類表(様式第10号)により分類し、及び管理しなければならない。

2 各課等の長は、毎年度4月末までに文書分類表を作成しなければならない。

(完結公文書のファイルへの保管)

第27条 事案の処理が完結した公文書(以下「完結公文書」という。)は、公文書分類表によって分類区分し、指定ファイル(様式第11号による表示をしたファイルで、総務課長が指定するものをいう。以下同じ。)にとじ込み、保管しなければならない。

2 指定ファイルによる保管に適しない完結公文書については、とじひも等を用いて編集し、その背表紙部分及び表紙部分に様式第11号による表示をして保管しなければならない。

3 ファイルには、完結公文書を当該公文書の属する会計年度ごとにとじ込む。ただし、事件が2会計年度以上にわたるものについては、この限りでない。

4 編集に際しファイルの厚さは10センチメートル以内を目安とし、分冊されたときは「1/2」、「2/2」等の分冊番号を記載する。

(ファイルの保管用具)

第28条 ファイルは、その保管の状態が外部から識別できる構造の保管用具に保管しなければならない。ただし、日置市個人情報保護条例(平成17年日置市条例第16号)に規定する個人情報(以下「個人情報」という。)が整理された形で記載されているファイルその他の当該保管用具に収納することが不適当なファイルについては、それぞれ適切な保管用具を使用することができる。

2 保管用具には、保管用具番号ラベルをはり、課又は係ごとの通し番号を付けなければならない。

(文書の持出し等の禁止)

第29条 公文書は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

2 公文書は、主務課等の長の承認を受けなければ、関係者以外の者に閲覧させ、若しくは謄写させ、又はその謄写したもの(電磁的記録を用紙に出力したものを含む。)を交付してはならない。

第6章 公文書の保存

(公文書の保存期間)

第30条 文書の保存期間の区分は、1年、3年、5年、10年、10年を超える保存を必要とする期間及び永久とする。

2 保存期間を定める基準は、別表第3のとおりとする。

3 保存期間は、処理完結の日の属する会計年度の翌年度から起算するものとする。

4 次の各号に掲げる公文書については保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じて当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。この場合において、次の区分に該当する公文書が他の区分においても該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか近い日までの間保存しなければならない。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に係る裁決の日の翌日から起算して1年間

(4) 日置市情報公開条例に基づく開示請求があったもの 当該開示請求に係る開示又は不開示の決定の日の翌日から起算して1年間

(5) 日置市個人情報保護条例に基づく開示請求、訂正請求又は利用停止請求があったもの 当該開示請求に係る開示若しくは不開示、当該訂正請求に係る訂正若しくは不訂正又は当該利用停止請求に係る利用停止若しくは利用不停止の決定の日の翌日から起算して1年間

5 公文書が利用又は保存に耐えなくなった場合等には、当該公文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種類の公文書を作成するものとする。

(完結公文書の引継ぎ)

第31条 完結公文書は、処理完結の日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算して1年間、各課室において保管しなければならない。

2 前項の規定による保管の期間を満了した完結公文書は、1年保存の完結公文書及び公文書分類表上常用とされている完結公文書(以下「常用文書」という。)を除き、総務課長に引き継がなければならない。

3 前項の規定による完結公文書の引継ぎは、次の要領により行う。

(1) 各課等の長は、引継対象のファイルを文書保存箱(様式第12号)に収納する。

(2) 各課等の長は、文書保存箱に収納した引継対象のファイルについて引継文書入力票(様式第13号)を作成し、総務課長に送付する。

(3) 総務課長は、引継ぎを受ける前に各課室の引継審査を行う。

(4) 各課等の長は、総務課長の指示する日に文書保存箱を文書庫に搬入する。

(5) 総務課長は、保存文書管理票(様式第14号)を作成する。

(保存文書の管理)

第32条 前条の規定により引き継がれた完結公文書(以下「保存文書」という。)は、文書庫において保管し、総務課長が管理するものとする。

2 係員以外の者は、総務課長の承認を受けなければ文書庫内に立ち入ってはならない。

(保存文書の閲覧等)

第33条 文書庫内の保存文書を閲覧し、又は借り受けようとする者は、保存文書借用簿(様式第15号)に所要事項を記入して総務課長の承認を受けなければならない。

2 閲覧し、又は借り受けた保存文書は、他人に転貸し、又は抜き取り、取り換え若しくは訂正してはならない。

3 閲覧し、又は借り受けた保存文書を破損し、又は亡失したときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

(保存文書の借受期間等)

第34条 保存文書の借受期間は、原則として30日以内とする。

2 前項の期間を超えて保存文書を借り受けようとするときは、保存文書借用等の返却予定日欄に新たな返却予定日を記入の上、総務課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の返還)

第35条 各課等の長は、常用文書として使用する等のため保存文書の返還を受けようとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。

2 前項の規定により、常用文書として使用する場合には、各課等の長は公文書分類表に所要の修正を加えなければならない。

(保存文書の廃棄等)

第36条 総務課長は、保存期間を経過した保存文書については、主務課等の長と協議の上、廃棄若しくは保存期間の延長又は市立図書館への引継ぎを決定しなければならない。

2 前項の規定で廃棄を決定した保存文書は、焼却、裁断等の方法により確実に廃棄しなければならない。

第7章 雑則

(その他)

第37条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。

この訓令は、平成17年5月1日から施行する。

(平成17年6月20日訓令第67号)

この訓令は、平成17年6月20日から施行する。

(平成17年10月11日訓令第74号)

この訓令は、平成17年10月11日から施行する。

(平成19年3月30日訓令第28号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年4月1日訓令第20号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成21年4月1日訓令第44号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成21年7月17日訓令第47号)

この訓令は、平成21年7月22日から施行する。

(平成22年3月19日訓令第10号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成22年11月30日訓令第28号)

この訓令は、平成22年11月30日から施行する。

(平成23年3月31日訓令第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の様式第11号による表示をしたファイルで現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

(平成25年4月1日訓令第23号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(平成25年7月17日訓令第26号)

この訓令は、平成25年8月1日から施行する。

(平成28年3月31日訓令第8号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成29年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(平成30年3月29日訓令第4号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(令和2年3月30日訓令第3号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

別表第1(第11条関係)

公文例の基本的形式(○は空白にすべき字数を、□は空白にすべき半角字数を表す。)

第1 条例

1 新たに制定の場合

(1) 条を設ける場合

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(2) 条を設けない場合

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2 改正の場合

(1) 全部を改正する場合

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(2) 一部を改正する場合

ア 1の条例の一部を改正する場合

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イ 複数の条例の一部を1の条例で改正する場合

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注 改正する条例が2あるときは、原則として「甲条例及び乙条例の一部を改正する条例」という題名を付ける。

3 廃止する場合

(1) 1の条例を廃止する場合

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注 廃止する条例が2あるときは、「甲条例及び乙条例を廃止する条例」という題名を付ける。

第2 規則

条例の場合と同様とし、「条例」を「規則」と置き換えて用いる。

第3 告示

1 新たに制定の場合

(1) 条を設ける場合

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(2) 条を設けない場合

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2 改正の場合

(1) 条を設けてある場合

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(2) 条を設けていない場合

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第4 公告

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第5 訓令

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1 訓令には、公布文を付けないほか、おおむね条例に準じる。

2 訓令の改正は、条例の改正に準じる。

第6 指令

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第7 その他の公文(照会、回答、通知等)

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別表第2(第20条関係)

部名・支所等名

課名

文書記号

総務企画部

総務課

日総

財政管財課

日財

企画課

日企

地域づくり課

日地

税務課

日税

商工観光課

日商

市民福祉部

市民生活課

日市

福祉課

日福

健康保険課

日健

介護保険課

日介

産業建設部

農林水産課

日農林

農地整備課

日農地

建設課

日建

会計課

 

日会計

東市来支所

地域振興課

日東地

産業建設課

日東産

会計課分室

日東会計

日吉支所

地域振興課

日日地

産業建設課

日日産

会計課分室

日日会計

吹上支所

地域振興課

日吹地

産業建設課

日吹産

会計課分室

日吹会計

別表第3(第30条関係)

保存期間を定める基準

1 永久保存

(1) 条例、規則、訓令及び重要な告示等の起案文

(2) 国や他地方公共団体等との往復文書で将来例証となるもの

(3) 例規的な通達で重要な文書

(4) 議会関係の重要な文書

(5) 予算、決算又は出納に関するもので重要な文書

(6) 訴訟及び行政不服審査に関するもので重要な文書

(7) 職員の進退賞罰等に関する文書及び履歴書

(8) 市行政の重要な計画に関する文書

(9) 市有財産の取得、管理又は処分に関する文書で重要なもの

(10) 重要な統計又は調査に関する文書

(11) 叙勲、ほう賞、表彰に関するもので重要な文書

(12) 法律関係が10年を超える許可、認可又は契約等に関する文書で永久保存の必要のあるもの

(13) 償還期間が10年を超える貸付け等に関する文書で永久保存の必要のあるもの

(14) 重要な台帳、原簿その他これらに類するもの

(15) その他永久保存を必要と認めるもの

2 10年保存

(1) 告示又は内規で重要な文書

(2) 附属機関の諮問、答申、勧告等に関する文書で重要なもの

(3) 決算を終えた金銭及び物品に関する書類

(4) 決算を終えた工事の設計書及び工事に関する命令並びに検査調書

(5) 訴訟及び行政不服審査に関するもので重要な文書(永久保存のものを除く。)

(6) 人事関係書類(総務課所管のものを除く。)

(7) 給与関係書類

(8) 重要な事業の計画及び実施に関する文書

(9) 国庫補助事業及び県補助事業に関する文書

(10) 出勤簿

(11) 出張命令書

(12) 法律関係が5年を超え10年以下の許可、認可又は契約等に関する文書

(13) 償還期間が5年を超え10年以下の貸付け等に関する文書

(14) 比較的重要な台帳、原簿その他これらに類するもの

(15) その他10年保存を必要と認めるもの

3 5年保存

(1) 告示、公告又は内規(10年保存のものを除く。)

(2) 通知及び通達等

(3) 陳情、要望等に関する文書

(4) 弁明書

(5) 重要な報告書、届出書その他これらに類するもの

(6) 統計及び調査に関する文書

(7) 法律関係が3年を超え5年以下の許可、認可又は契約等に関する文書

(8) 償還期間が3年を超え5年以下の貸付け等に関する文書

(9) その他5年保存を必要と認めるもの

4 3年保存

(1) 通知、照会、報告その他の一般往復文書

(2) 会議の質疑に対する応答

(3) 総務課及び会計課以外の予算及び決算に関する文書

(4) 職員の服務に関する書類

(5) 各種委員、幹事又は雇員の給与関係書類

(6) 法律関係が1年を超え3年以下の許可、認可又は契約等に関する文書

(7) 償還期間が1年を超え3年以下の貸付け等に関する文書

(8) その他3年保存を必要と認めるもの

5 1年保存

(1) 軽易な通知、照会、報告その他の一般往復文書

(2) 軽易な報告書、届出書その他これらに類するもの

(3) 各課室間の軽易な往復文書

(4) その他1年を超えて保存する必要がないと認められるもの

6 保存期間の特例

(1) 保存期間が10年を超えるもので永久保存までの必要のないものは、随時必要な期間(15年、20年等)を保存期間に設定することができる。

(2) 例規、台帳等のように、年度を超えて事務室に常備し、常に執務上使用する文書については、文書分類表の「保存年限」欄には「常用」と表記する。なお、常用する必要がなくなり、総務課に引き継ぐ場合には、上記基準に基づき保存期間を設定する。

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日置市文書管理規程

平成17年5月1日 訓令第14号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年5月1日 訓令第14号
平成17年6月20日 訓令第67号
平成17年10月11日 訓令第74号
平成19年3月30日 訓令第28号
平成20年4月1日 訓令第20号
平成21年4月1日 訓令第44号
平成21年7月17日 訓令第47号
平成22年3月19日 訓令第10号
平成22年11月30日 訓令第28号
平成23年3月31日 訓令第5号
平成25年4月1日 訓令第23号
平成25年7月17日 訓令第26号
平成28年3月31日 訓令第8号
平成29年3月31日 訓令第1号
平成30年3月29日 訓令第4号
令和2年3月30日 訓令第3号