○日置市立学校事務処理規程
平成17年5月1日
教育委員会訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 服務(第2条―第5条)
第3章 人事記録等の取扱い(第6条・第7条)
第4章 身上に関する手続(第8条―第15条)
第5章 文書取扱い(第16条―第32条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 日置市立学校の職員(県費負担教職員をいう。以下同じ。)の服務、身分上の手続に関する事項は、法令その他に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
第2章 服務
(服務の宣誓)
第2条 新たに日置市立学校の教職員になったものは、服務監督権者の定める上級の職員の立会のもとにおいて宣誓書(様式第1号)に署名してからでなければその職務を行ってはならない。
(出勤簿)
第3条 職員は、定時までに出勤したことを証するために、出勤簿に押印しなければならない。
2 出勤簿は、校長(園長を含む。以下同じ。)が指定する職員が毎日点検し、出張、休暇、研修、その他必要とする事項を記入して、整理しなければならない。
(出張)
第4条 職員は、出張を命ぜられたときは、あらかじめ校長の指示を受け旅行命令簿(様式第2号)を提出し、出発するものとする。
2 職員は、出張中用務の都合又は疾病その他やむを得ない事故のため、予定の変更を必要とするときは、速やかにその理由を付して校長の指示を受けなければならない。
3 職員は、出張の用務を終えて帰校したときは、7日以内に復命書(様式第2号)をもって校長に復命しなければならない。
(別勤及び研修)
第5条 校長は職員を校外勤務させる必要があるとき、又は、職員が兼任に係る職務に従事するときは、別勤命令簿(様式第3号)により、その勤務を命ずるものとする。
4 校長は、第2項の規定により研修を承認した場合は、当該職員(県費負担の教育職員をいう。)ごとに研修計画書及び研修報告書等により研修の状況を把握しなければならない。
第3章 人事記録等の取扱い
2 校長は、資格、任免、給与、その他職員の身分上の異動を証するに足る書類に基づき前項の履歴書記載事項が正確であることを確認し、それを保存しなければならない。
(履歴書の整備)
第7条 校長は、任免、給与、その他職員の身分上の異動があったときは、辞令又は発令通知書に基づいて当該職員の履歴書に異動事項を記し、履歴書を整備しなければならない。
第4章 身上に関する手続
(退職)
第8条 職員が退職(定年又は任用期間満了による退職を除く。)をしようとするときは、退職の理由及び退職希望日を記した退職願(様式第9号)を、原則として退職希望日の30日前までに校長に提出しなければならない。
(休職)
第9条 職員が心身の故障のため、休職しようとするときは、校長は休職副申書(様式第11号)に次の書類を添えて、原則として、発令希望日の30日前までに教育長に提出しなければならない。
(1) 休職願(様式第12号)
(3) その他教育長が必要と認める書類
(復職)
第11条 心身の故障により休職中の職員が、その理由が消滅し、勤務に復帰しようとするときは、校長は復職副申書(様式第11号)に次の書類を添えて原則として発令希望日の30日前までに、教育長に提出しなければならない。
(1) 復職願(様式第18号)
(3) 前2号に掲げるもののほか、教育長が必要と認める書類
(育児休業の承認等)
第12条 職員は、地方公務員の育児休業等に関する法律(平成3年法律第110号。以下「育児休業法」という。)第2条第2項の規定による育児休業の承認の請求をしようとするときは、育児休業承認請求書(様式第21号)に、当該請求に係る子の戸籍の抄本(当該子について、すでに育児休業をしたことがあるときは、鹿児島県職員等の育児休業等に関する条例(平成4年鹿児島県条例第51号。以下「育児休業条例」という。)第3条に掲げる特別の事情があることについて記載した書面)を添えて、育児休業を始めようとする日の1月前までに校長に提出し、校長は副申書(様式第11号)にこれを添えて教育長に提出しなければならない。
(1) 育児休業の期間が満了することにより職務に復帰しようとするとき。
(2) 育児休業に係る子が死亡したとき。
(3) 育児休業に係る子が職員の子でなくなったとき。
(4) 育児休業に係る子を養育しなくなったとき。
(5) 育児休業に係る子を職員以外の当該子の親が常態として養育することができることとなったとき。
(部分休業の承認等)
第13条 職員は、育児休業法第9条第1項の規定による部分休業の承認の請求をしようとするときは、部分休業承認請求書(様式第24号)に当該請求に係る子の戸籍の抄本を添えて、部分休業を始めようとする日の1月前までに校長を経て教育長に提出しなければならない。
3 校長は、職員が承認を受けて部分休業をしている間、当該部分休業の1月ごとの状況について、部分休業実績報告書(様式第26号)により教育長に速やかに報告しなければならない。また、校長は、職員から「部分休業承認失効等届」が提出されたら速やかに教育長に提出しなければならない。
(報告)
第14条 校長は、職員について、次の各号のいずれかに該当する場合には、速やかにその事情を記した書類をもって、教育長に報告しなければならない。
(1) 感染症により、出勤できなくなった場合
(2) 私事故障により出勤しない日が引き続き2週間を超え、又は傷病により出勤しないことが引き続き2月を超えるに至った場合
(3) 条件付採用期間の範囲内において、実際に勤務した日数が90日に達しないと予想される場合
(4) 法令、条例、規則又は訓令に違反する事実がある場合
(5) 死亡により退職した場合
(6) 給料を減額される事実が生じた場合
(7) 前各号に掲げるもののほか、勤務上又は一身上重要と認められる事実がある場合
(昇格昇給)
第15条 昇格昇給の内申手続きについては、別に指示するところによる。
第5章 文書取扱い
(文書及び簿冊取扱の原則)
第16条 文書及び簿冊は全て正確かつ迅速に取扱い、常に整備して一般事務能率向上に資するよう努めなければならない。
2 文書及び簿冊のうちで重要なものは、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
(処理担当者)
第17条 校長は、文書及び簿冊の処理担当者(以下「文書処理担当者」という。)を定め、次の各号に掲げる事項を処理させなければならない。
(1) 文書の受付及び配布に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 簿冊の整理及び保存に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書処理に関し必要なこと。
(備付表簿)
第18条 文書及び簿冊処理のため必要な表簿は次のとおりとする。
(1) 文書件名簿
(2) 文書送達簿
(3) 簿冊台帳(様式第27号)
3 校長は、第1項に定める表簿のほか、必要な補助表簿を設けることができる。
(文書の受付)
第19条 学校に到達した文書は文書処理担当者において受け付け、次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書は全て文書件名簿(様式第28号)に記入すること。ただし、次に掲げる文書については、その記入を省略することができる。
ア 案内書その他これに類する軽易な文書
イ 請求書、領収書、見積書及び送り状
ウ 新聞、官公報その他これに類する印刷物
(2) 親展文書は封皮に受付印を押して配布すること。
(3) 前号に掲げる文書のほかは、開封の上、受付印を押して配布すること。
(4) 封皮を必要とする文書は、これを添付すること。
(5) 現金及び金券を内容に含む文書は、文書件名簿の経過処理欄に金券の種類及び金額を記入し、受領印を徴すること。
(文書件名簿の記入)
第20条 文書件名簿の記入に当たっては、文書到達の順序に従って整理しなければならない。
(供覧文書)
第21条 閲覧に供する文書は供覧文書処理印を押して処理しなければならない。
(文書の起案)
第22条 事案の処理は原則として文書によるものとし、文書を起案するときは起案用紙(様式第29号)によらなければならない。ただし、定例であって、簿冊をもって処理できるもの、若しくは軽易な案件で文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの、若しくは付せん用紙で処理できるもの又は口頭(電話)受理用紙で処理できるものは、この限りでない。
(文書の作成)
第23条 供覧文書及び起案文書は、次の各号により作成しなければならない。
(1) 公文用字用語例により簡明かつ平易に記載すること。
(2) 原則として左横書とする。
(3) 関係案件は、支障のない限り一起案とする。
(4) 急施を要する文書及び重要文書には、朱印又は朱書をもって欄外上部にその旨表示し、機密文書は封筒に入れてその旨表示すること。
(5) 紛失のおそれがある文書には、台紙をつけること。
(電話、ファックス、電子メール又は口頭による照会等の処理)
第24条 電話、ファックス、電子メール又は口頭による照会、回答報告等で重要な事項については、要領を摘記し、前条の規定に準じて処理するものとする。
(文書の発送)
第25条 発送文書はそれぞれの係において必要部数を浄書し、文書処理担当者に送付するものとする。
2 文書処理担当者は、前項の送付を受けたときは直ちに文書件名簿に記入の上、発送しなければならない。ただし、軽易な文書と認めるものは、第19条第1号ただし書の例によることができる。
3 市内官公署、学校及び各種団体等にあてて、送達する文書は、文書件名簿(様式第28号)に記入の上、受領印を徴するものとする。ただし、軽易と認められるものはこの限りでない。
(発送文書の要件)
第26条 発送文書には、次の各号による表示をしなければならない。
(1) 文書件名簿による順次番号を付すること。
(2) 発送日付を記入すること。
(3) 学校名又は校長名を記入すること。
2 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(処理済の表示)
第27条 処理を終わった起案文書には、処理年月日を記入し、文書処理担当者印を押すものとする。
(種別及び保存期間)
第28条 簿冊の保存期間及び種別は、別表のとおりとする。ただし、必要と認めるときは、保存期間を延長することができる。
(編集方法)
第29条 完結した文書は、それぞれの係において、次の各号により編集しなければならない。
(1) 文書は、原則として会計年度により編冊する。
(2) 同一事件で数年度にわたるものは、その終了の年度に総合し、二つ以上の事件に関連するものは、最も重要なものに編冊し、それぞれ関連のある編集簿冊の目次及び適当なところにその旨を摘記しておくものとする。
(3) 文書に附属する図面その他で、その文書の簿冊に綴り込むことの困難なものは、別に製本表装し、その旨目次及び関連文書に記載しておくものとする。
(4) 編集簿冊には、各冊ごとに索引に供するための目次をつけるものとする。
(5) 表紙には簿冊の名称、年度、保存期間及びそれぞれの係名等を記載するものとする。
(6) 第4種及び第5種に属するものは、製本及び表装目次を省略することができる。
(保存期間の計算)
第30条 保存期間の計算は、その属する翌年度から起算する。
(簿冊の引継)
第31条 当該年度の簿冊は当該年度末までに、それぞれの係から文書処理担当者に引き継がなければならない。ただし、やむを得ない簿冊は、校長の承認を得て年度経過後3箇月以内に引き継がなければならない。
2 前項の期限経過後、それぞれの係において引続き簿冊を保管しようとするときは、簿冊の種別及びそれぞれの係名を明記して、文書処理担当者に連絡しなければならない。
附則
この訓令は、平成17年5月1日から施行する。
附則(平成18年3月24日教育委員会訓令第1号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年12月19日教育委員会教育長訓令第2号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
別表(第28条関係)
第1種(永久) | 第2種(20年) | 第3種(10年) | 第4種(5年) | 第5種(1年) |
・学校沿革史 ・卒業証書授与台帳 ・旧職員履歴書綴 ・学校に関係ある法令、条例、規則、訓令、その他例規となるべきもの |
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| ・転退学者名簿 ・辞令交付簿 ・公文書綴 ・統計資料綴 ・諸願出届書綴 ・旅行命令簿 ・復命書綴 ・勤務関係承認簿(年次休暇処理簿等を含む。) ・学校要覧 | ・一時限りの処理に属する願 ・伺届、上申、請書 ・往復文書等 ・台帳に登記済み文書で5年保存の必要のないもの ・その他、5年保存の必要のないもの |
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| ・文書件名簿 ・文書送達簿 ・退職手当等請求に関する書類 ・給与関係書類 | ・領収金日計表 |
| ・指導要録(学籍に関する記録) |
| ・指導要録(指導に関する記録) ・各教科学習指導計画表 ・担任学級、担任教科又は科目、時間割表 ・学習評価一覧表 |
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・設計書 ・校地校舎図面 ・不動産台帳 ・不動産引継書 |
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| ・郵便切手受払簿 ・物品購入請求伝票 ・物品返納書 ・物品保管転換書 ・物品亡失き損報告書 |
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・備品受払(備品台帳) ・図書受払簿(図書台帳) ・国庫補助事業関係書類 |
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| ・健康診断票 ・歯の検査票 ・職員健康診断票 ・保健日誌 ・学校医等執務記録簿 |
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