○日置市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成17年5月1日
訓令第66号
(目的)
第1条 この訓令は、日置市役所本庁(以下「本庁」という。)及び支所(日置市支所設置条例(平成17年日置市条例第9号)第1条の支所をいう。以下同じ。)における戸籍情報システムのデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め、もってデータの保護について厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 本庁及び支所に設置した戸籍専用コンピュータにより処理される現在戸籍、除籍、改製原戸籍、戸籍附票、戸籍除附票、人口動態調査票等の戸籍関連業務(以下「戸籍関連業務」という。)を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、本庁にあっては市民福祉部市民生活課長を、支所にあっては地域振興課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、災害又は事故に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、災害又は事故が発生したときは、速やかに当該災害又は事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、本庁にあっては市民生活課戸籍係長を、支所にあっては地域振興課市民係長をもって充てる。
(取扱職員)
第7条 戸籍情報システムを取り扱うことができる職員(以下「取扱職員」という。)は、保護管理者、取扱責任者並びに市民生活課戸籍係及び地域振興課市民係の職員とする。
2 取扱職員の業務処理範囲は、データの入出力及び検索とする。
(データ保護)
第8条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又はデータを他の業務に使用してはならない。
4 データは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等の復元できない方法で処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるもののほか、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第9条 本庁の保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(3) 磁気ディスク等を処分するときは、記録内容を消去の上、焼却、裁断等の復元できない方法で処分すること。
(出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を処分するときは、焼却、裁断等の復元できない方法によって処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第12条 保護管理者は、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、これを取扱職員に付与しなければならない。
2 パスワードは、1年間を限度として更新し、保護管理者は、そのパスワードの設定及び更新を厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを戸籍関連業務以外に使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第13条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 前3号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関する事項
(端末機の操作の制限)
第14条 端末機は、取扱職員以外の者が操作してはならない。
2 端末機の操作は、戸籍関連業務以外の業務のために行ってはならない。
3 見出しデータ及びデータは、戸籍関連業務以外の業務のために検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第15条 保護管理者は、データの適正な管理を図るため、別表に定める要領で戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を管理及び保護しなければならない。
(研修)
第16条 保護管理者は、データの重要性及び機密保持並びに個人情報保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、研修計画を策定し、取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。この場合において、新たに取扱職員となった者に対しては、取扱職員となった後、速やかに研修を実施しなければならない。
(会議)
第17条 データ保護の適切な管理を推進するため、データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、本庁の保護管理者が必要に応じて、データ保護に関する事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民生活課戸籍係において処理する。
(その他)
第18条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、会議が定める。
附則
この訓令は、平成17年5月1日から施行する。ただし、除籍、改製原戸籍、戸籍除附票については、電算システムの運用の日から開始する。
附則(平成20年3月31日訓令第6号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(令和2年4月1日訓令第9号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
別表(第15条関係)
機器等の名称 | 管理責任者 | 機器等の管理及び保護の内容 |
戸籍用サーバー | 本庁の保護管理者 | 1 施錠のできるコンピュータ室に設置し、総務企画部企画課長がその鍵を管理する。 2 本庁の保護管理者の指名する取扱職員が起動する。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | 1 保護管理者の指名する取扱職員がパスワードを入力し、起動する。 2 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 本庁の保護管理者 | 1 バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム | 保護管理者 | 1 アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |