○日置市戸籍情報システムに係る戸籍データ保護管理規程
平成17年5月1日
訓令第66号
(目的)
第1条 この訓令は、日置市における戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理に関し必要な事項を定め、もって戸籍データの保護について厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ並びに本庁及び支所に設置した戸籍専用端末により現在戸籍、除籍、改製原戸籍、戸籍附票、戸籍除附票、人口動態調査票等の戸籍関連業務(以下「戸籍関連業務」という。)を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 電磁的記録媒体 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)に係る記録媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、本庁にあっては市民福祉部市民生活課長を、支所にあっては地域振興課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、災害、盗難、事故等(以下「災害等」という。)に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、災害等が発生したときは、速やかに当該災害等の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(端末取扱責任者)
第6条 戸籍専用端末を適正に管理するため、端末取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、本庁にあっては市民生活課戸籍係長を、支所にあっては地域振興課市民係長をもって充てる。
(取扱職員)
第7条 戸籍情報システムを取り扱うことができる職員(以下「取扱職員」という。)は、保護管理者、取扱責任者並びに市民生活課戸籍係及び地域振興課市民係の職員とする。
2 取扱職員の業務処理範囲は、保護管理者が別に定めるものとする。
(戸籍データの保護)
第8条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍専用端末は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に設置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は他の業務に使用してはならない。
4 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるもののほか、外部に提供してはならない。
(クラウドサービスの安全性の確保)
第9条 戸籍サーバを設置するクラウドサービスについては、外部認証のPCIDSS(クレジットカード業界におけるデータセキュリティの国際基準をいう。)を取得しているデータセンターで提供されるものを利用するものとする。
2 前項の認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は、必要に応じて認証取得状況を戸籍情報システム事業者に確認しなければならない。
(電磁的記録媒体の管理)
第10条 本庁の保護管理者は、電磁的記録媒体を次により適正に管理しなければならない。
(1) 電磁的記録媒体は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 電磁的記録媒体の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(3) 電磁的記録媒体を処分するときは、記録内容を消去の上、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等により安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を処分するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第12条 取扱責任者は、ドキュメントを常に最新の状態に更新し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、取扱職員に対し、当該取扱職員の業務処理範囲に限定した戸籍情報システムへのアクセス権限を設定したID及びパスワード(以下「ID等」という。)を付与するものとする。
2 保護管理者は、戸籍情報システムへのアクセス履歴を常時記録するとともに、必要に応じて当該履歴を確認し、戸籍情報システムへのアクセスが適正に行われているか確認しなければならない。
(戸籍サーバ等のアクセス管理)
第14条 保護管理者は、取扱職員に対し、当該取扱職員の業務処理範囲に限定した戸籍サーバ及び戸籍データ(以下「戸籍サーバ等」という。)へのアクセス権限を設定したID等を付与するものとする。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者による戸籍サーバ等へのアクセスに制限を設け、正当権限者以外の者からのアクセスを防止しなければならない。この場合において、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可するものとする。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に戸籍サーバ等へのアクセス履歴を常時記録させるとともに、必要に応じて当該戸籍情報システム事業者に当該アクセス履歴に関する記録を報告させ、戸籍サーバ等へのアクセスが適正に行われているか確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第15条 前2条の規定によりID等を付与された者(以下「ID等付与者」という。)は、当該ID等が他に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID等の設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID等をID等付与者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 戸籍専用端末の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) 前3号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関する事項
2 保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に対し次の事項に係る報告を請求し、その取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
(戸籍専用端末の操作の制限)
第17条 戸籍専用端末は、取扱職員以外の者が操作してはならない。
2 戸籍専用端末の操作は、戸籍関連業務以外の業務のために行ってはならない。
3 戸籍データは、戸籍関連業務以外の業務のために検索してはならない。
(機器等の保管)
第18条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を適切に保管しなければならない。
(研修)
第19条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びに個人情報保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、研修計画を策定し、取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。この場合において、新たに取扱職員となった者に対しては、取扱職員となった後、速やかに研修を実施しなければならない。
(戸籍データ保護会議)
第20条 戸籍データの適切な保護及び管理を推進するため、戸籍データ保護会議を置く。
2 戸籍データ保護会議は、保護管理者、取扱責任者その他の取扱職員をもって組織する。
3 戸籍データ保護会議の会議は、本庁の保護管理者が必要に応じて招集するものとする。
4 戸籍データ保護会議の庶務は、市民生活課戸籍係において処理する。
(その他)
第21条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、戸籍データ保護会議が定める。
附則
この訓令は、平成17年5月1日から施行する。ただし、除籍、改製原戸籍、戸籍除附票については、電算システムの運用の日から開始する。
附則(平成20年3月31日訓令第6号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(令和2年4月1日訓令第9号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和7年9月30日訓令第3号)
この訓令は、令和7年10月1日から施行する。